Gute Kommunikationsfähigkeiten haben sowohl für das Privat- als auch für das Berufsleben und für alle dazwischenliegende Bereiche eine große Bedeutung. Die Skills stellen die Grundlage für jede Informationsübermittlung oder Verhandlung dar. Schlechte Kommunikationsfähigkeiten führen dagegen häufig zu Missverständnissen und Frustrationen. Studien zufolge gehören sie deswegen zu den am häufigsten gefragten Soft Skills im Berufsleben.
Warum ist Kommunikation wichtig?
Kommunikation ermöglicht es dir, mit anderen Menschen effektiv zu interagieren, Informationen, Ideen und Emotionen zu vermitteln, und zu verstehen, was uns übermittelt wird. Das mag trivial klingen, stellt aber einen der elementarsten Aspekte unserer modernen Zivilisation dar. Kommunikation kann mündlich, schriftlich, visuell oder nonverbal erfolgen – es kann sich auch um eine Mischung dieser Kommunikationsarten handeln.
Im Alltag machen sich Teilnehmerinnen und Teilnehmer einer Diskussion oder während eines Treffens bemerkbar, indem sie kommunizieren. Wer am Arbeitsplatz innerhalb eines Teams effektiv kommunizieren kann, stärkt seine beruflichen Beziehungen, steigert das Zusammengehörigkeitsgefühl und fördert die Produktivität. Mit einer angemessenen Kommunikation bist du in der Lage, deine Ideen zum Ausdruck zu bringen, und verhinderst, dass sie verpuffen.
Diese Regeln der Kommunikation solltest du beherrschen
Unabhängig davon, ob du schriftlich oder mündlich kommunizierst, existieren einige essentielle Regeln, an die du dich halten solltest. Wer noch unsicher ist, was die eigenen Fähigkeiten in dieser Hinsicht angeht, sollte die Hoffnung aber nicht aufgeben. Diese Eigenschaften und Fertigkeiten lassen sich erlernen und weiterentwickeln. Folgende Aspekte und Regeln können dich dabei unterstützen.
Selbstvertrauen
Ideen und Botschaften, die mit Selbstvertrauen vorgetragen werden, hinterlassen einen bleibenden und positiven Eindruck. Es suggeriert, dass du dich mit dem jeweiligen gut auskennst und es beherrscht. Das führt im Gegenzug dazu, dass deine Adressaten dir Vertrauen schenken. Halte während des Gesprächs stets Augenkontakt, nimm eine der Situation angemessene entspannte Körperhaltung ein und formuliere präzise Aussagen. Du solltest Selbstvertrauen aber nicht mit Selbstüberschätzung, einer hohen Lautstärke und Aggressivität verwechseln.
Klare und deutliche Kommunikation
Der Zweck deiner Botschaft sollte schnell klar sein. Bestenfalls erkennen die Adressaten den Grund für die Kontaktaufnahme sofort. Darüber hinaus sollte der Inhalt der Nachricht leicht verständlich sein. Verzichte daher auf komplizierte Wörter, sofern sie nicht notwendig sind, um den Sachverhalt zu erläutern.
Prägnanz
Halte deine Botschaft so kurz wie möglich. Vermeide unnötige und überflüssige Wörter, die deine Nachricht schwerer verständlich machen. Ansonsten benötigen deine Adressaten mehr Zeit, um die überlieferten Informationen zu verstehen.
Korrektheit
Alle wiedergegebenen Informationen sollten inhaltlich, sachlich und grammatikalisch korrekt sein. Vage und fehlerhafte Daten hinterlassen negativen Eindruck und ziehen schlimmstenfalls deine Glaubwürdigkeit in Mitleidenschaft.
Vollständigkeit
Unvollständige Informationen, die nicht alle relevanten Fakten enthalten, helfen niemanden weiter. Sie führen zu Missverständnissen und blockieren den Entscheidungsprozess. Eine effektive Kommunikation bedeutet, dass die überlieferte Botschaft einen Mehrwert besitzt, aus dem die Adressaten einen Nutzen ziehen können.
Kohärenz
Die kommunizierte Botschaft sollte in sich schlüssig sein. Achte darauf, dass die verschiedenen Abschnitte in einer sinnvollen Beziehung zueinanderstehen und logisch strukturiert sind. Das gilt nicht nur für den Inhalt, sie muss auch tonale und sprachliche Konsistenz aufweisen. Diese Faktoren lassen sich auch auf die jeweiligen Adressaten oder Zielgruppe abstimmen, damit diese die Informationen besser versteht und verarbeiten kann.
Höflichkeit
Kommunikation ist immer ein Prozess, an dem zwei oder mehr Seite beteiligt sind. Die teilnehmenden Kommunikationspartner sollten sich gegenseitig verstehen und respektieren. Das Publikum nimmt sich die Zeit zum Zuhören und sollte auch die Möglichkeit erhalten, ihre eigenen Gedanken mit einzubringen. Niemand sollte innerhalb eines Gesprächs dem Gegenüber die eigenen Gedanken aufdrängen. Bringt keiner der Beteiligten dem anderen Respekt und Höflichkeit entgegen, ist das gesamte Unterfangen zum Scheitern verurteilt.
Aktives Zuhören
Hören und Zuhören sind nicht notwendigerweise das Gleiche. Zuhören bedeutet, dass du die gesprochenen Sätze deines Gegenübers verarbeitest und versuchst, ihre Bedeutung zu verstehen. Jeder der effektiv kommunizieren möchte, muss also aktiv zuhören können, anstatt nur passiv zu konsumieren. Auf diese Weise lässt sich passiv auf das Gesagte reagieren. Merken die Kommunikationspartner, dass du ihnen nicht zuhörst, lässt sich der Austausch nicht aufrechterhalten. Stelle Fragen, wenn du etwas nicht verstanden hast – das zeugt von Interesse und zeigt, dass dir das Gespräch wichtig ist.
Tonfall
Der Tonfall oder die Stimmlage spielen bei der Kommunikation ebenfalls eine entscheidende Rolle. Hiermit schaffen Gesprächspartner die passende Atmosphäre für ein produktives Gespräch. Der Tonfall hat einen starken Einfluss auf den Eindruck, den du bei deinen Kommunikationspartnern hinterlässt, und kann sich je nach Kontext und Situation unterscheiden. Kunden bevorzugen etwa einen ruhigen und gleichmäßigen Tonfall. Die Stimmlage bei der Delegation von Aufgaben an Mitarbeiter kann dagegen strenger und autoritärer ausfallen. Trotzdem ist wichtig, dass sich die Gesprächspartner weiterhin wohlfühlen.
Bereitschaft zur Anpassung
Innerhalb einer professionellen Kommunikation ist ein gewisses Einfühlungsvermögen notwendig, um sich dem Gegenüber bzw. der Zielgruppe anzupassen. Die Art, wie du kommunizierst, sollte ebenfalls von den Adressaten und den überlieferten Inhalten abhängen. Instant Messaging und E-Mails eignen sich für eine kleine Menge an Information. Wichtigere Sachverhalte lassen sich effektiver über Anrufe, bei persönlichen Meetings oder über Videokonferenzen erläutern.
Nonverbale Kommunikation
Zu der wortlosen Kommunikation gehören Aspekte wie Körperhaltung, Gesichtsausdruck, Gestik, Handbewegungen, Augenkontakt und sogar die Atmung. Die Art und Weise, wie wir mit unseren Gesprächspartnern Blickkontakt aufnehmen, wie wir ihnen zuhören, physisch auf Gesagtes reagieren und gestikulieren, sagt wahrscheinlich mehr über unsere Gemütslage aus als jedes Wort, das wir aussprechen.
Offene Feedbackkultur
Feedback und Offenheit für Kritik sind wesentliche Bestandteile für eine effektive Kommunikation. Wer ein guter Gesprächspartner sein möchte, kann kritisches Feedback positiv aufnehmen und daraus lernen, um seine Fähigkeiten zu verbessern. Du erkennst so wesentlich besser die Wirkung deiner Botschaft und ob sie verständlich bei deinen Zuhörern ankommt. Konstruktives Feedback zeigt, an welchen Stellen noch Verbesserungsbedarf besteht.
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