In jedem größeren Projekt steckt viel Herzblut und Organisation. Doch nicht immer läuft alles glatt. Manchmal ist ein Projekt auch nicht mehr zu retten und muss aufgegeben werden. Doch warum scheitern Projekte und wie kannst du das verhindern?
Warum scheitern Projekte eigentlich?
Meist sind mehrere Gründe dafür verantwortlich, wieso ein Projekt scheitert. Die ersten Anzeichen lassen sich zwar früh ablesen, werden aber unterschätzt oder schlichtweg übersehen. Gerade im beruflichen Kontext ist es wichtig, dass es einen Projektmanager gibt, der alle Fäden in der Hand hält und den Überblick bewahrt.
Ein guter Projektmanager zeichnet sich außerdem dadurch aus, dass er die vorhandenen Ressourcen richtig nutzt und verteilt. Sobald du dich allerdings fragst, warum es ein bestimmtes Projekt überhaupt noch gibt, ist es kein gutes Zeichen und das Projekt steht meistens bereits auf der Kippe. Gründe, wieso Projekte aber überhaupt scheitern, sind unter anderem folgende:
1. Keine klare Zielvorgabe
Jedes Projekt hat ganz konkrete Ziele. Diese müssen mit Projektbeginn exakt formuliert werden, messbar und vor allem erreichbar sein. Ist die Zielsetzung hingegen unklar formuliert oder unrealistisch, ist ein Projekt zum Scheitern verurteilt.
Die Lösung: Mit der SMART-Methode lassen sich Ziele konkret bestimmen. Fünf Kriterien spielen dabei eine Rolle. Ziele müssen demnach spezifisch formuliert werden, messbar, attraktiv, realistisch und terminiert sein. Eine ausführliche Erklärung, was die-SMART Methode ist und wie sie funktioniert, findest du hier.
2. Schlechtes Zeitmanagement
Egal ob du alleine an einem Projekt arbeitest oder mit mehreren Personen: Ein Projekt muss zeitlich genau durchgeplant werden, inklusive Priorisierungen und festen Deadlines. Falls dieser Zeitplan nicht eingehalten wird oder Deadlines unrealistisch gesetzt werden, kommt ein Projekt ins Wanken.
Die Lösung: Von Anfang an sollte ein klarer und realistischer Zeitplan festgelegt werden. Außerdem muss der Projektleiter den Projektplan genauesten im Blick behalten und alle Beteiligten dementsprechend delegieren. Für diesen Zweck gibt es spezielle Projektmanagement-Tools, zum Beispiel Apps und Software. Diese Programme helfen dabei, Projekte genauestens zu planen, zu tracken und Reportings zu erstellen.
3. Fehlende oder schlechte Kommunikation
Absprachen und der regelmäßige Austausch sind wichtig, damit ein Projekt reibungslos abläuft. Schlechte Kommunikation ist für ein Projekt hingegen fatal, besonders wenn viele Personen involviert sind. Denn dadurch werden die gewünschten Ergebnisse nicht erreicht, Zeit verschwendet und es entstehen unnötige Kosten.
Die Lösung: Transparenz ist das A und O für den Erfolg eines Projekts. Alle Beteiligten sollten genau wissen, was der aktuelle Stand des Projekts ist und woran jeder einzelne arbeitet. Dazu gehören regelmäßige Meetings, bei denen der Status quo besprochen wird und jeder die Chance hat, sich einzubringen und auszutauschen.
4. Fehler in der Kalkulation
Es kann immer vorkommen, dass es im Projekt-Ablauf zu Veränderungen kommt und dadurch zu einer Abweichung von der ursprünglichen Kalkulation. Wenn das Budget allerdings regelmäßig ausgereizt wird und nicht ausreicht, liegt etwas im Argen.
Die Lösung: Die Kosten und das Budget müssen genau kalkuliert werden, um böse Überraschungen zu vermeiden. Am besten gibt es eine Person, die die Budgetverantwortung übernimmt. Jedes Projekt braucht außerdem einen bestimmten Puffer, damit unvorhergesehene Kosten abgedeckt werden können und das Projekt finanziell nicht ins Straucheln gerät.
5. Unklare Rollenverteilung
Teamwork kann nur dann gelingen, wenn die Rollen genau verteilt und definiert sind. Ist das nicht der Fall, kommen sich die einzelnen Teammitglieder schnell in die Quere und wissen nicht, was von ihnen erwartet wird. Das Chaos ist damit vorprogrammiert.
Die Lösung: Jeder der Beteiligten braucht ein genaues Aufgabenprofil und ein Briefing. Eine Person, meist der Projektleiter oder Projektmanager, sollte außerdem die Gesamtverantwortung übernehmen und als Ansprechpartner bei Unklarheiten zur Verfügung stehen. Wenn jeder weiß, was er zu tun hat, kann ein Projekt im Team erfolgreich vorangetrieben werden.
Grundsätzlich muss Scheitern aber nichts Negatives sein, denn aus vermeintlichen Niederlagen kannst du oft das größte Learning für deine zukünftigen Projekte ziehen. Beim nächsten Mal wirst du es besser wissen und anders vorgehen. Deswegen steckt hinter jeder Erfolgsstory auch meistens das ein oder andere gescheiterte Projekt.
Gutes Projektmanagement ist für den Erfolg eines Projekts immens wichtig. Besonders, wenn viel Geld im Spiel ist. Das wissen auch Filmschaffende. Nico Hoffmann, der CEO der UFA, erklärt dir in seinem Meet Your Master Kurs, wie Filmprojekte gelingen. Ein Kurs für alle Filmbegeisterten, aber auch für jeden, der Verantwortung für kleine und große Projekte übernimmt.
