Zum Jahresende, als regelmäßiges Review oder ganz einfach zwischendurch zur Absprache – Mitarbeitergespräche sind ein wichtiger Bestandteil des Berufslebens. Falls du im Personalmanagement arbeitest oder sogar selbst eine Firma leitest, wirst auch du früher oder später Mitarbeitergespräche führen. Doch wie geht man das Gespräch am besten an? Und worauf sollte man achten, damit das Gespräch auch wirklich erfolgreich verläuft? Das und mehr erklären wir dir in diesem Artikel.
Leitfaden für Mitarbeitergespräche
Mitarbeitergespräche können zwar auch relativ spontan stattfinden, in den meisten Fällen sind sie aber bereits vorab geplant oder werden in regelmäßigen Abständen durchgeführt. Hast du in deinem Unternehmen die Position einer Führungskraft inne, wirst auch du Gespräche mit Mitarbeitern und Mitarbeiterinnen führen, bei denen es häufig um wichtige Themen geht. So werden in Mitarbeitergesprächen zum Beispiel die weitere Berufslaufbahn, das Gehalt oder auch Beförderungsmöglichkeiten besprochen. Um dabei für eine klare Kommunikation zu sorgen, hilfreiches Feedback geben zu können und das Personalgespräch so effizient wie möglich zu gestalten, solltest du dieses vorab ausreichend planen. Wir zeigen dir, wie du diese Aufgabe am besten angehen kannst.
Die Vorbereitung
Ein Mitarbeitergespräch gut vorzubereiten, ist schon die halbe Miete. Immerhin musst du dazu in der Lage sein, die Arbeit und Leistung des jeweiligen Mitarbeiters gut beurteilen zu können, um die weitere Entwicklung und mögliche Ziele festzulegen. Bevor das Gespräch stattfindet, solltest du dir also anschauen, welche Arbeit der Mitarbeiter geleistet hat, welche Erfolge und Probleme es gab und ob vorab festgelegte Ziele erreicht wurden.
Falls es bei dem Gespräch um eine Gehaltserhöhung, eine Beförderung oder das weitere Berufsverhältnis geht, kann es auch Sinn machen, sich von anderen Angestellten eine Meinung einzuholen. Dabei solltest du aber natürlich keine persönlichen Informationen oder zusätzliche Details über den jeweiligen Mitarbeiter preisgeben. Falls du dich genauer über die Leistung des Mitarbeiters informieren möchtest, kannst du dies zum Beispiel bei Angestellten tun, die direkt mit der jeweiligen Person zusammenarbeiten oder häufig mit dieser zu tun haben. Sollte es außerdem noch Teamleiter oder Manager geben, die dem Mitarbeiter überstellt sind, können diese meist auch weitere hilfreiche Informationen zur Arbeit und Leistung bereitstellen.
Natürlich brauchst du für ein erfolgreiches Mitarbeitergespräch nicht nur Informationen zu der Arbeit der Person, sondern du solltest auch das Gespräch selbst gut vorbereiten. Überlege dir vorab genau, welche Punkte du unbedingt ansprechen möchtest und mache dir gegebenenfalls eine Checkliste. Dabei solltest du immer auch zusätzliche Zeit für den Input des Mitarbeiters einplanen. Auch am Ende des Gesprächs ist es wichtig noch Zeit für etwaige Fragen oder Probleme einzuplanen, die es von Seiten des Mitarbeiters geben könnte.
Das Gespräch
Ein Mitarbeitergespräch ist für Angestellte oft eine Situation, die sowohl mit Erwartungen als auch ein wenig Druck verbunden ist. Immerhin wird hier häufig die allgemeine Leistung des Angestellten bewertet. Gerade dann, wenn es zwischen dem Mitarbeiter und dem Vorgesetzten sonst kaum eine Verbindung gibt und es nur selten zu Gesprächen kommt, können geplante Mitarbeitergespräche für Nervosität oder auch Stress auf Seiten des Mitarbeiters führen. Als Personalführung ist es hier besonders wichtig, für eine ausgeglichene Atmosphäre zu sorgen, damit das Gespräch reibungslos ablaufen kann. Beginne zum Beispiel erst einmal mit ein wenig Smalltalk oder rede zuerst über aktuelle Themen im Büro, die sich nicht direkt auf den Mitarbeiter selbst beziehen.
Natürlich ist es auch wichtig, dass alle Punkte ausreichend angesprochen werden, notwendiges Feedback gegeben wird und auch der Mitarbeiter die Chance hat, mögliche Probleme oder Sorgen anzusprechen. Aus diesem Grund solltest du versuchen, so gut wie möglich deiner Planung für das Gespräch zu folgen. Auch hier können die vorab erwähnten Checklisten helfen, damit du während des Gesprächs immer einen Leitfaden hast, an dem du dich orientieren kannst.
Trotz Checklisten solltest du ein Mitarbeitergespräch aber nicht wie ein Interview behandeln, bei dem du lediglich verschiedene Fragen abhakst. Stattdessen sollte der Fokus auf einer klaren Kommunikation und Gesprächsführung liegen, sodass beide Beteiligten ihre Interessen, Ideen, Ziele und Vorstellungen deutlich machen können.
Die Nachbereitung
Ein Mitarbeitergespräch bringt natürlich nur dann etwas, wenn Besprochenes auch in die Tat umgesetzt wird. Aus diesem Grund ist es nach jedem Gespräch wichtig, alles noch einmal Revue passieren zu lassen, sich etwaige Notizen noch einmal durchzulesen und darauf basierend zu handeln.
Falls während der Mitarbeitergespräche bestimmte Ziele besprochen wurden, die von den Mitarbeitenden erreicht werden sollen, muss sichergestellt werden, dass die Führungskräfte dazu auch die nötigen Mittel und Zwecke zur Verfügung stellen. Sollen Mitarbeiter sich zum Beispiel in bestimmten Bereichen weiterentwickeln, können verschiedene Kurse oder hilfreiche Informationen bereitgestellt werden. In manchen Fällen kann es auch technische oder formale Limitierungen geben, die Mitarbeiter daran hindern, ihre Ziele zu erreichen und um die sich somit ebenfalls gekümmert werden muss.
Hat ein Mitarbeiter spezielle Probleme angesprochen, für die entsprechende Lösungen besprochen wurden, ist es wichtig, dass diese auch tatsächlich umgesetzt werden. Schaue also nach jedem Gespräch genau, welche Absprachen gemacht oder Fragen gestellt wurden, damit du diesen entsprechend nachgehen kannst.
Hilfreiche Tipps und Tricks
Die Vorbereitung, der Gesprächsablauf und die Nachbereitung setzen den Rahmen für ein erfolgreiches Mitarbeitergespräch. Es gibt aber auch noch ein paar weitere Tipps, Tricks und allgemeine Regeln, die dir dabei helfen können, die Gespräche als Instrument zur weiteren Entwicklung noch besser zu nutzen, die Mitarbeiterbindung zu verbessern und deine eigenen Führungsqualitäten weiter auszubauen.
- Beachte die 70/30 Regel: So manche Führungskräfte denken, dass sie bei einem Mitarbeitergespräch komplett die Kontrolle übernehmen und das Gespräch von vorne bis hinten leiten müssen. Dabei kann es aber auch schnell passieren, dass der jeweilige Mitarbeiter selbst kaum richtig zu Wort kommt. Hier kommt die 70/30 Regel ins Spiel, denn die Grundidee ist hier: 70% der Zeit redet der Mitarbeiter, die jeweilige Führungskraft hingegen nur etwa 30%. Immerhin möchtest du Informationen von deinen Mitarbeitern erhalten und nicht nur das wiederholen, was du ohnehin schon weißt.
- Gebe konstruktive Kritik und Lob: Ein Mitarbeitergespräch dient nicht nur dem Zweck, Probleme oder weitere Ziele anzusprechen. Es ist ebenso wichtig, erbrachte Leistungen der Mitarbeiter anzuerkennen und dabei auch mal Lob auszusprechen. Denn Lob und positives Feedback sorgen für noch mehr Motivation und Zufriedenheit im Beruf.
- Führe Protokoll: Hast du während des Gesprächs etwas besprochen, was anschließend nicht umgesetzt wird, kann dies schnell zu Unmut unter den Mitarbeitern führen. Da du aber vermutlich nicht nur an einem, sondern gleich mehreren Mitarbeitergesprächen beteiligt sein wirst, gerät auch schnell mal etwas in Vergessenheit. Aus diesem Grund ist es besonders wichtig, bei jedem Mitarbeitergespräch Protokoll zu führen und entsprechende Notizen zu machen.
- Sei transparent: Falls es bestimmte Probleme gibt, die du während des Gesprächs ansprechen möchtest, solltest du dabei so offen und ehrlich wie eben möglich sein. Erkläre zum Beispiel, wie du zu einer bestimmten Erkenntnis oder Meinung gekommen bist, damit der Mitarbeiter deinen Standpunkt besser nachvollziehen kann.
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