Jedes Unternehmen sollte eine Budgetplanung machen, um gut vorbereitet in das nächste Jahr zu starten. Was die Definition einer Budgetplanung ist, welche Methoden es gibt und wie man das auf einen Privathaushalt herunterbricht, erfährst du in diesem Artikel.
Was ist eine Budgetplanung?
Eine Budgetplanung organisiert die Verteilung der Gelder und Ressourcen für eine bestimmte Planungsperiode in einem Unternehmen. Sie ist ein kurzfristiges Mittel der Unternehmenssteuerung und wird deshalb üblicherweise einmal im Jahr für das Folgejahr aufgestellt. Für die Budgetplanung setzen sich die Führungsverantwortlichen der Firma jährlich zusammen und entscheiden, für welche Teilbereiche und Projekte sie wie viel Geld und Ressourcen (zum Beispiel Personal und Maschinen) im nächsten Geschäftsjahr ausgeben wollen.
Warum ist eine Budgetplanung wichtig?
Eine ausführliche und gut durchdachte Budgetplanung ist für den Erfolg eines Unternehmens sehr wichtig. Sie wirkt im ersten Moment sehr kompliziert und erfordert Zeit und Einsatz. Deswegen wird sie von kleineren Unternehmen häufig vernachlässigt, obwohl sie ein wirksames Mittel der Unternehmensplanung ist. Indem du dir Zeit nimmst und genau überlegst, für welche Dinge du Geld ausgeben willst, beschäftigst du dich ausführlich mit deinen Plänen und Zielen deiner Firma. Das Budget ist ein Planungsinstrument, das sowohl dabei hilft, Vergangenes aufzuarbeiten als auch zuverlässige Prognosen für die Zukunft zu erstellen.
Neben der operativen Planung für das nächste Jahr solltest du immer auch eine strategische Budgetplanung für die nächsten fünf Jahre haben, um festzulegen, wo du dein Unternehmen langfristig platzieren möchtest. Nicht nur zu Beginn, sondern auch während des laufenden Geschäftsjahres hilft dir ein Budget dabei, die Leistung deines Unternehmens zu bewerten. Du erkennst dadurch Chancen und Probleme. Außerdem ist die Budgetplanung ein wichtiges Mittel der Mitarbeiterführung. Setzt du realistische budgetäre Ziele, kannst du Erfolge messbar machen und so deine Mitarbeiter zur Zielerreichung motivieren.
Welche Arten der Budgetplanung gibt es?
Es gibt verschiedene Möglichkeiten, wie Unternehmen die Budgetplanung angehen können. Welche die Richtige ist, wird durch die Art und Größe des Unternehmens und somit des Budgets sowie der Führungskultur der Firma bestimmt. Kleinere Unternehmen können verschiedene Varianten ausprobieren, bevor sie sich für eine entscheiden. Außerdem wird Budgetplanung nicht nur für ganze Unternehmen eingesetzt, sondern auch für einzelne Projekte. Budgetplanung ist kein fixer Prozess, er muss flexibel und anpassbar gehalten werden, um erfolgreich zu sein. Die folgende Liste hat keinen Anspruch auf Vollständigkeit, bietet aber eine Auswahl verschiedener Methoden der Budgetplanung:
Top-Down (retrograde Budgetierung)
Die Unternehmensführung oder eine übergeordnete Abteilung bestimmt das Budget und bricht es auf die einzelnen Abteilungen des Unternehmens herunter.
Bottom-Up (progressive Budgetierung)
Genau andersherum funktioniert diese Art der Budgetplanung. Hier planen die Mitarbeiter und Abteilungen ihren Budgetbedarf für das nächste Jahr und geben ihn an die nächsthöhere Stelle weiter. So werden verschiedene Teilbudgets erstellt, die auf höchster Ebene zu einem Gesamtbudget aggregiert werden.
Gegenstromverfahren (Down-Up)
Hier werden die ersten beiden Verfahren miteinander kombiniert, um die Vorteile beider Arten zu nutzen. Die übergeordnete Abteilung schickt einen Budgetvorschlag an die Teilbereiche, der dort diskutiert und angepasst wieder zurückgeschickt wird. Dieses Verfahren bezieht alle Verantwortlichen nahezu gleichwertig in den Prozess ein, ist allerdings sehr abstimmungs- und zeitaufwendig.
Rollierende Planung (Rolling Wave Planning)
Hier wird kurzfristig, aber dafür detaillierter für einen kürzeren Zeitraum (zum Beispiel einen Monat oder ein Quartal) geplant, der Rest des Jahres nur grob. Im Laufe der nächsten Monate verschiebt sich dieser Prozess jeweils nach hinten und die bereits geplante Zeitspanne wird aktualisiert, die Budgetplanung „rollt“ also mit. Der Vorteil ist, dass hier dynamisch auf plötzlich auftretende Faktoren eingegangen werden kann, denn oft ist ein am Anfang des Jahres erstelltes Budget nach wenigen Monaten bereits nicht mehr realistisch.
Zero-Base-Budgeting
Diese Methode gehört zum „Better Budgeting“ Konzept. Aufgrund der Nachteile der starren klassischen Budgetplanung wurden in den vergangenen Jahren moderne Konzepte entwickelt, die den Budgetierungsprozess optimieren sollen. Beim Zero-Base-Budgeting werden nicht die Budgetpläne vom Vorjahr als Basis einer neuen Planung genommen, sondern jährlich ein komplett neuer Plan erstellt. So wird jedes Jahr von Grund auf neu geplant, was zwar enorm zeitaufwendig ist, aber dafür sehr effizient. Auch weil Abteilungen Ende des Jahres nicht verbrauchtes Budget nicht mehr konsequent ausgeben müssen, nur um im Folgejahr mit dem gleichen Budget arbeiten zu können.
Auch das sogenannte Kaizen-Budgeting gehört zum „Better Budgeting“ Konzept und bedeutet „Kontinuierliche Verbesserung“. Hier ist jeder einzelne Mitarbeiter dafür verantwortlich, eine kontinuierliche Verbesserung seiner Leistung zu erreichen, während das Management nur die übergeordneten Ziele vorgibt.
Beyond Budgeting
Bei dieser radikalsten Form der modernen Budgetierungskonzepte wird komplett auf ein Budget verzichtet. Das starre, einengende Gerüst eines festen Budgetplans wird aufgelöst und durch ein flexibles Managementmodell ersetzt. Es definiert sich durch 12 Leit-Prinzipien, deren Fokus grundsätzlich auf nicht-finanziellen Zielen liegt. Es geht um Motivation durch Verantwortung, eine grundsätzliche Dezentralisierung und der Orientierung am Markt und Wettbewerb. Auch hier ist das Vorgehen rollierend, das heißt, Prognosen und Zielvorgaben werden in Zyklen aktualisiert und flexibel gehalten.
Budgetplanung im Haushalt
Eine Budgetplanung ist nicht nur in großen Unternehmen oder bei Projektfinanzierungen wichtig, sie kann auch im eigenen Haushalt unterstützen. Nur wer sein Budget im Auge hat, lebt in finanzieller Sicherheit. Bei größeren Privatprojekten wie zum Beispiel einer Hochzeit macht ein Budgetplan Sinn, um die Ausgaben zu überwachen. Es gibt im Internet viele Excel Vorlagen, die man für einen Haushaltsplan verwenden kann. Auch verschiedene Apps im Bereich Budget-Organizer sind eine Möglichkeit. Natürlich musst du bei deinem Haushaltplan keine komplizierten Methoden verwenden, eine einfache Übersicht über Ausgaben und Einnahmen reicht. Nimm dir Zeit, gehe folgende Punkte ehrlich durch und halte sie in einer Tabelle fest:
- Einnahmen: Schreibe auf, was deine monatlichen Einnahmen sind, von Gehalt (netto) über Kindergeld bis zu Steuerrückerstattungen.
- Ausgaben (Festkosten und flexible Kosten): Führe hier deine festen monatlichen Fixkosten auf wie Miete, Heizung, Strom und Versicherungen. Mach das am besten auf Basis deiner Kontoauszüge des letzten Jahres, um keine monatlichen Kosten zu vergessen. Wenn du jetzt diese Kosten von deinen Einnahmen abziehst, hast du dein Monatsbudget für den Alltag. Deine Ausgaben werden um variable Kosten ergänzt:
- Lebenshaltungskosten: Schreibe auf, was du für Lebensmittel, Körperpflegeprodukte, Auto und Kleidung ausgibst. Dafür solltest du über einen bestimmten Zeitraum ein Haushaltsbuch führen, um eine Übersicht zu bekommen.
- Freizeitkosten: Hier fallen Restaurantbesuche, Fitnessstudio, Zoo-Eintritt oder Urlaub darunter.
Ziehst du alle Kosten von den Einnahmen ab, siehst du dein Monatssaldo, also was dir am Ende übrig bleibt. Ist das kein positiver Wert, solltest du deine flexiblen Kosten an deinen Lebensstil anpassen und eventuell auf den wöchentlichen Kinobesuch verzichten. Die andere Möglichkeit ist, deine Einnahmen zu erhöhen. Schau doch mal in unseren Meet Your Master Kurs von Sandra Navidi rein und hol dir Tipps zum erfolgreichen Anlegen deiner Finanzen, zu Berufen mit Zukunft und zum Netzwerken. Die Powerfrau mischte erst die Finanzwelt New Yorks auf, bevor sie eine erfolgreiche Unternehmens- und Strategieberatung gründete.
